Cập nhật tiến độ bằng tiếng Anh trong daily standup: khung 3 câu không cần dịch trong đầu

Daily standup không phải bài thuyết trình. Mục tiêu là để team biết tiến độ và trở ngại, nên một cấu trúc lặp lại thường hữu ích hơn việc cố dùng câu dài.

Scrum Guide nói gì về Daily Scrum

Theo Scrum Guide 2020, Daily Scrum là sự kiện dài 15 phút dành cho Developers, tổ chức cùng giờ và cùng nơi mỗi ngày làm việc của Sprint. Developers được tự chọn cấu trúc và kỹ thuật, miễn là buổi họp tập trung vào tiến độ hướng tới Sprint Goal và tạo ra một kế hoạch hành động cho ngày làm việc kế tiếp. Tài liệu cũng nêu rằng Daily Scrum giúp giao tiếp tốt hơn, phát hiện trở ngại và thúc đẩy quyết định nhanh.

Với người nói tiếng Anh chưa tự tin, điều đáng giữ lại là bạn chỉ cần báo tiến độ, kế hoạch và trở ngại, không cần kể lại cả ngày.

Khung 3 câu

1. Yesterday: “Yesterday, I finished the test cases for the login flow.”
2. Today: “Today, I’m running the regression tests.”
3. Blocker: “My blocker is the staging API — I’m still waiting for a response.”

Ba câu ở trên nối lại thành một lượt cập nhật hoàn chỉnh: “Yesterday, I finished the test cases for the login flow. Today, I’m running the regression tests. My blocker is the staging API — I’m still waiting for a response.” Nếu hôm nay không vướng gì, hãy nói rõ “No blockers” để cả team biết bạn không cần ai hỗ trợ.

Khung này là gợi ý luyện nói, không phải quy tắc Scrum: như trên, Scrum Guide để Developers tự chọn cách làm. Team của bạn có thể có format khác; hãy thay nội dung nhưng giữ ý chính: điều đã xong, điều tiếp theo và thứ cần được gỡ.

Mỗi câu một ý

Hướng dẫn viết kỹ thuật của Google khuyên dồn mỗi câu vào một ý duy nhất và tách câu dài chứa nhiều ý thành các câu ngắn. Nguyên tắc này viết cho tài liệu, nhưng dùng được cho lời nói. So sánh:

• Khó theo dõi: “Yesterday I finished the login test cases and found a bug in checkout and today I’m going to retest it but I’m waiting for staging.”
• Dễ theo dõi: “Yesterday, I finished the login test cases. I also found a bug in checkout. Today, I’ll retest it. My blocker is the staging environment.”

Câu ngắn còn có lợi cho người nói: ngắt giữa hai câu là lúc bạn kịp nghĩ câu tiếp theo.

Đừng viết cả đoạn văn

Trước cuộc họp, ghi ba gạch đầu dòng bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Chỉ chuyển mỗi gạch thành một câu ngắn. Nếu quên từ, nói điều bạn biết: “I need help with…” tốt hơn im lặng để tìm từ hoàn hảo.

Khi có blocker, nói rõ bạn cần gì

Một blocker chỉ giúp được khi người nghe biết phải làm gì. Thay vì dừng ở “I’m blocked”, thêm ai và việc gì: “I’m blocked by the staging API. Could someone from the backend team check it after standup?” Đây là gợi ý cách diễn đạt của bài, chưa phải kết luận từ nguồn nào.

Giới hạn của bài này

Câu mẫu do chúng tôi soạn để luyện nói, chưa kiểm với team thật; mỗi công ty có cách nói riêng. Scrum Guide và hướng dẫn của Google không nói về việc học tiếng Anh, nên phần vận dụng vào standup là của bài này.

Áp dụng ngay trong 5 phút

Chọn task thật của hôm nay, hẹn giờ năm phút và nói ba câu trên hai lần. Lần hai bỏ giấy. Sau cuộc họp, ghi lại đúng một chỗ khiến bạn vấp để làm từ hoặc mẫu câu cho lượt sau.